• Главная
• Полезная информация
• Этапы и правила грамотной организации офисного переезда

Этапы и правила грамотной организации офисного переезда

30/09/2022

     Для многих людей офис является практически вторым домом. Здесь проходит большая часть жизни человека. При длительной работе на одном месте постепенно у каждого сотрудника накапливается внушительное количество вещей. Сюда можно отнести не только бумаги, но также и оргтехнику, канцелярские принадлежности, личное имущество, сувениры и прочие мелочи. И если компании предстоит комплексный офисный переезд, его следует организовать максимально грамотно, быстро и эффективно. Важно не просто перевезти вещи с места на место. Также следует иметь возможность всё быстро распаковать, расставить по своим местам и незамедлительно продолжить работу в штатном режиме. Каждый день, потраченный на переезд, отнимает у компании клиентов, лишает возможность выполнять заказы, а потому и сокращает доходы организации. Крайне редко офисным переездом занимаются усилиями самих сотрудников без привлечения специалистов. Но просто обратиться в мувинговую компанию мало. К решению задачи по офисному переезду следует подойти максимально грамотно и ответственно.

Порядок организации офисного переезда.

     Этапы подготовки и организации
Чтобы сделать всё действительно правильно и в сжатые сроки без ущерба для сотрудников компании, требуется с должным уровнем ответственности и со знанием дела начать подготовку и организовать весь процесс. Полностью положиться на специалистов не получится, поскольку целый ряд задач по объективным причинам они выполнить не могут. Весь процесс офисного переезда и грузоперевозок офисных принадлежностей можно разделить условно на несколько этапов:

• принятие решения;
• выбор специалистов;
• подготовка;
• перевозка и обустройство на новом месте.

Фактически сначала решаются все организационные вопросы и проводится подготовка, после чего весь офис переезжает и адаптируется на своём новом месте.

Принятие окончательного решения
Соответствующее решение принимает руководство, учитывая собственное мнение либо же прислушиваясь к мнению всех сотрудников. Прежде чем начинать перевозку вещей в новый офис, требуется подумать над рациональностью подобного шага. Здесь учитываются расходы, возможная выгода от переезда или же убытки, которые могут лишь усугубить положение дел у компании. Если предприятие расширяется, нанимает новых сотрудников и увеличивает собственные финансовые обороты, новый офис становится прямой необходимостью. Но встречаются и другие ситуации, когда нынешнее большое помещение используется недостаточно рационально и есть смысл сменить его на более скромное по площади. Когда решение о переезде офиса будет принято, следует отыскать новое помещение, после чего приступить к поискам подрядчика и организации всего процесса по смене места деятельности компании.

Выбор перевозчика
Рынок обычных грузчиков и профессиональных мувинговых компаний в настоящее время стремительно развивается и увеличивается. Всё больше компаний предлагают комплексные услуги и перевозку под ключ, что значительно упрощает жизнь клиентам. Но при этом нельзя исключать вероятность столкнуться с мошенниками, недобросовестными исполнениями или просто непрофессионалами, которые обещают одно, а на практике совершенно не дотягивают до заявленного уровня. Существует несколько основных требований, предъявляемых к компаниям-подрядчикам, которые будут заниматься вашим офисным переездом. А именно:

• опыт работы на рынке услуг;
• отзывы;
• наличие рекомендаций;
• стоимость;
• перечень предлагаемых услуг;
• гарантии и обязательства;
• доступный вид транспорта;
• упаковочные материалы;
• разборка и сборка мебели.

    Здесь буквально каждая мелочь может иметь значение. Вряд ли кому-то захочется получить разбитую оргтехнику и утерянные в процессе переезда важные документы, которые никто возвращать и компенсировать не будет. Следует заранее определить хотя бы ориентировочный бюджет. Не стоит полагаться только на ценники, указанные на сайтах или в объявлениях компаний по офисным переездам. Обычно для привлечения внимания публикуются минимальные цены, а реальная стоимость перевозки в разы её превышает.

     Важно отметить, что организацией офисного переезда должны заниматься несколько ответственных лиц, работающих в вашей компании. Не нужно пытаться сделать всё всей толпой, поскольку так не получится распределить обязанности. В итоге каждый будет думать, что другой заказал машину, собрал все документы или не забыл расторгнуть договор аренды со старым офисом. Руководство может взять всё в свои руки, а также назначить несколько помощников, распределив между ними соответствующими функции и обязанности.

      Выбирая мувинговую компанию в процессе организации переезда офиса, обзвоните несколько заинтересовавших вас вариантов. Именно в процессе обзвона чаще всего клиент формирует итоговый бюджет. Но это распространённая ошибка, поскольку в телефонном режиме сотрудник компании по офисным переездам может лишь поверхностно оценить картину и понять объём работ. Но всё же телефонный разговор очень важен. Следует задать несколько ключевых вопросов и уточнить некоторые моменты. Со стороны клиента перевозчик должен получить следующую информацию.

     Реальный объём вещей и грузов, которые следует перевезти. Чтобы стоимость услуги офисного переезда не стала неожиданностью, важно предварительно провести ревизию. В специальном электронном документе или в блокноте записывается перечень мебели, её разновидности, количество и пр. Также обязательно уточните, какую мебель нужно разобрать, что требует особых условий для транспортировки, есть ли в наличии хрупкие предметы, бытовая техника и пр. Озвучив менеджеру мувинговой компании фронт работ, он сможет назвать максимально близкую к реальной стоимость транспортировки.
Сроки. Если это срочный и крупный офисный переезд, цена может увеличиться по сравнению со стандартной процедурой. В мувинговых компаниях также работают люди, которым нужны выходные. Из-за этого по субботам и воскресеньям часто действуют увеличенные тарифы. Чаще всего офисные переезды осуществляются именно в выходные дни и в сжатые сроки, чтобы сотрудники уже с понедельника могли выйти на работу. За это порой есть смысл доплатить, поскольку каждый день простоя всего офиса предусматривает солидные убытки компании и простое недополучение прибыли.
Особая мебель и оборудование. Правильная перевозка мебели предусматривает её разборку, упаковку и погрузку в специальные машины. Осуществляя офисный переезд, клиенту может потребоваться доставить к новому месту какие-то хрупкие предметы, негабаритную мебель, оборудование, требующее деликатного или особого подхода. Тот же холодильник грузят исключительно в вертикальном положении, а потому нужна машина с соответствующей высотой грузового отсека. Эти вопросы следует уточнить заранее, чтобы муверы могли выбрать подходящие автомобили и специальное оборудование, инструменты, необходимые в ходе выполнения поставленных задач.
Помещение выезда и въезда. Тут следует уточнить адрес, особенности подъезда к старому и новому офису, этажность, наличие лифтов, их грузоподъёмность и пр.
     Правильная организация запланированного переезда компании в новый офис позволяет сэкономить деньги, потратить минимум времени и приступить к работе максимально быстро, организовав для каждого сотрудника полноценное рабочее место со всеми необходимыми ему условиями. Но простой обзвон компаний-подрядчиков не позволяет в полной мере подготовиться и согласовать все вопросы. Выбрав 2-4 перевозчика, следует обязательно организовать с ними встречи, посетить их офисы, посмотреть, насколько заявленный уровень профессионализма соответствует действительности. В результате встреч представители муверов отправят вам коммерческие предложения, где будут учтены все ваши требования и пожелания. На выбор мувинговой компании может уйти довольно много времени. Но не жалейте его, поскольку в противном случае можно столкнуться с куда более серьёзными негативными последствиями обращения к мошенникам, недобросовестным подрядчикам или просто непрофессионалам.